Офисный переезд: как перевезти целую компанию и не потерять ни одной скрепки

Как правило, не каждая компания может позволить себе купить офисное здание, поэтому она вынуждена арендовать помещения. Но также есть и свои преимущества в этом подходе. Если в будущем возникнет необходимость, то легко изменить месторасположение офиса. Причин, по которым может потребоваться переезд можно назвать несколько: продажа арендуемого помещения владельцем, расширение фирмы и нехватка кабинетов и складов, а также возможность перехода на более комфортное и в выгодном плане место для работы. В любом случае, первостепенной задачей является грамотная организация переезда, чтобы потом не тратить времени и сил на восстановление утраченных документов и доброго имущества.

Перемещение офиса – это тонкое дело: как учесть все нюансы

Переезд компании в новый офис – это настоящее испытание, можно сравнить с пожаром в пять раз. Во-первых, количество вещей в офисе даже у небольшой компании будет гораздо больше, чем у обычной семьи. Во-вторых, все предметы отличаются различными габаритами, структурой и функциональным назначением. Как вы себе представляете, что нужно перевезти любимые комнатные цветы бухгалтера и сейф, хранящий выручку компании? Последний, к слову, может иметь вес несколько сотен килограммов, и его нельзя поместить в багажник легковушки. Кроме того, в офисе могут находиться различные устройства, такие как компьютеры, принтеры, сканеры, шредеры и т.д. Компании с большой историей обычно имеют архивы документов, которые занимают много места, а если компания также перевозит свой склад, процесс переезда офиса становится еще более сложным. Необходимо сохранить внешний вид и рабочее состояние имущества. В общем, самостоятельно справиться с этой задачей не так просто. Поэтому в такой ситуации рекомендуется обратиться к профессионалам в сфере организации переездов.

Существуют следующие услуги, которые могут быть предоставлены мувинговой компанией:

• Разборка. Если нужно, то разбирается не только мебель, но и все другие предметы, такие как перегородки и офисная кухня. Для этого нужны инструменты и определенные навыки.
• Упаковка. Важно, чтобы у профессионального перевозчика был необходимый инвентарь, который подходит для упаковки любых грузов, независимо от того, быстро или медленно он ломается.
• Вынос и погрузка, разгрузка и занос на место. Кажется, что эти задачи можно выполнить самостоятельно. Но если придется вынести крупногабаритный груз, то для этого может потребоваться специальное оборудование для транспортировки.
• Перевозка. Опытные перевозчики располагают собственным парком автомобилей различной вместимости, который позволяет перевезти все необходимые вещи.
• Распаковка и сборка. Лучше доверить эту работу профессионалам. Если человек без соответствующего опыта возьмет на себя эту задачу, то есть шанс испортить мебель.

Переезд в новый офис – дело нервное и хлопотное. Для того, чтобы все прошло гладко, нужно выбрать надежную мувинговую компанию. Рассмотрим основные критерии, по которым можно определить качественного перевозчика.

Первый критерий – квалификация сотрудников. В хорошей компании вы не встретите грузчиков с трехдневной щетиной и запахом перегара. Опытные специалисты, работающие в удобное для заказчика время, обеспечат безопасность и сохранность вашего имущества.

Второй критерий – уровень сервиса. Перевозчик, который работает только по будням с 9 до 6, не самый подходящий вариант. Удобнее сделать переезд офиса в выходной день или даже ночью, чтобы не прерывать трудовой процесс. Кроме того, клиенту важен полный спектр услуг: от разборки до сборки, упаковки и такелажа.

Третий критерий – техническое оснащение транспорта. Оборудованные машины с фиксирующими элементами и мягкой отделкой внутри обеспечат безопасность и сохранность груза. Кроме того, чистота – залог здоровья и комфортного переезда. Если мувер небрежно относится к своему имуществу, он может быть небрежен и с имуществом клиента.

Четвертый критерий – оформление гарантии и договора. Очень важно, чтобы гарантии, заложенные в договоре, позволяли регулировать права и обязанности сторон, а также защищали клиента от некачественных услуг и халатного отношения.

Пятый критерий – человеческий фактор. Вежливость, чистоплотность и пунктуальность грузчиков – это важные качества, которые должны быть присущи всем сотрудникам мувинговой компании. Важно не только самому переехать, но и получить удовольствие от процесса.

Наконец, шестой критерий – фиксированные цены. Важно, чтобы стоимость переезда офиса была четко определена в договоре и включала все необходимые услуги, чтобы избежать неприятных сюрпризов в виде доплат.

Как определить стоимость офисного переезда?

Если у вас возникает потребность в переезде офиса, то цена за такую услугу может быть разной. Однако стоимость перевозки зависит от большого количества факторов, включая объем работ, количество транспорта и расстояние между объектами и МКАД. Количество грузчиков также играет роль в формировании цены. Ведь оплата труда каждого грузчика производится отдельно. Обычно за час работы грузчика взимается 450 – 500 рублей. Отметим, что многие компании, выполняющие офисные переезды, устанавливают минимальную стоимость работы на 4 часа, включая время на передвижение от исходного места до места назначения.

Важно понимать, что стоимость работы грузчиков возрастает прямо пропорционально расстоянию до МКАД. Если расстояние меньше 25 км, то наценка за каждого рабочего составит примерно 400 рублей. При переезде офиса на расстояние более 70 км от МКАД наценка может превышать 1000 рублей.

Отметим также, что и цена на транспорт зависит от продолжительности работы. Четыре часа работы транспорта с объемом кузова от 7 до 18 м3 будут стоить около 3000 – 3300 рублей. Однако с каждым часом стоимость услуг может увеличиваться на несколько сотен рублей. Автомобили с кузовом объемом 32-36 м3 будут стоить дороже, примерно 7000 рублей за семь часов работы. Кроме того, за каждый километр, пройденный машиной, нужно будет доплатить 15 – 25 рублей.

В Москве предостаточно фирм, занимающихся офисными переездами, однако качество предоставляемых ими услуг может значительно различаться. Важно выбрать фирму с гарантией качества, которая предоставляет весь спектр услуг, не только грузчиков, но и сборщиков мебели, такелажников, а также имеет собственный автопарк. Такая компания будет добросовестно работать и предложит наивысший уровень сервиса.

Фото: freepik.com